CE: misverstanden #5: Taal van de Gebruiksaanwijzing

Rondom CE en CE-markering bestaan veel misverstanden. Door die misverstanden ontstaat er vaak een grijs gebied wat het uiteindelijk niet makkelijker maakt. In deze reeks van misverstanden lichten we elke keer een veel gehoord misverstand toe. De taal van de gebruiksaanwijzing? Welke taal moet dat nu?

Gebruiksaanwijzing

Instructie, gebruiksinstructie, user manual, gebruikershandleiding, handleiding allemaal bedoelen we de ‘gebruiksaanwijzing.’ Onder de Machinerichtlijn worden deze benamingen officieel aangeduid met gebruiksaanwijzing. Ofwel de aanwijzing voor een veilig gebruik van de machine.

Verlengstuk

Vaak wordt de gebruiksaanwijzing gezien als een noodzakelijk kwaad. Bij de machine moet nu eenmaal een gebruiksaanwijzing geleverd worden. Dit is niet alleen maar om de fabrikant te pesten, maar heeft wel degelijk een doel.

Neem de gemiddelde gebruiksaanwijzing bij een huishoudelijk product zoals bijvoorbeeld een koffiezetapparaat, vrijwel iedereen heeft tegenwoordig eentje die de bonen zelf maalt. De gebruiksaanwijzing bevat de essentiële informatie over op welke spanning het product werkt, waar de bonen gevuld moeten worden en hoe alle knopjes werken. Nu is dat vaak ook te herleiden op de koffiezetter zelf, maar voor onderhoud, reinigen en storingen is er vaak meer uitleg nodig. Het kan gevaarlijk zijn om zomaar de handen in de molen te steken als deze vastgelopen is. Daarvoor is dan toch die gebruiksaanwijzing wel handig. Om te vertellen hoe we dat het beste op kunnen lossen. Ook al vinden we allemaal dat we zonder moeten kunnen.

De aanwijzing voor het gebruik van de machine vormt daarmee een aanvulling (verlengstuk) op de machine zelf met de genomen veiligheidsmaatregelen. In de NEN-EN-ISO 12100:2010 is hiervoor duidelijk de koppeling te vinden.

Stap 3 omschrijft de informatie voor het gebruik. In het rechterdeel van de afbeelding is het risico af te lezen, voor het nemen van de maatregelen is dit hoog. Na het nemen van de maatregelen wordt dit gereduceerd. Stap 1 zou in het juiste geval zelfs betekenen dat het risico volledig weggenomen is.

Wat opvalt is dat bij stap 3 er een gedeelte gemarkeerd is. Hierin zit de invloed van de waarschuwingen op de machine (zoals de signaallampen of ‘waarschuwings-stickers’) en de gebruiksaanwijzing. Maar dit heeft pas nut op het moment dat de gebruiker deze informatie ter harte neemt en hiermee actief aan de gang gaat.

Verstaanbaar en duidelijk

Waarom is dan die taal zo belangrijk? De gebruiksaanwijzing vormt de aanwijzing voor een veilig gebruik. Hoe moet bijvoorbeeld een scherp mes uit een snijmachine vervangen worden? Welke persoonlijke beschermingsmiddelen zijn van belang en hoe moet dat mes losgekoppeld worden. Die informatie staat niet of kan niet op de machine allemaal staan uitgelegd. Dit is de taak van de fabrikant omdat in een begrijpelijke instructie uit te leggen.

Taal van de gebruiksaanwijzing

De taal van de gebruiksaanwijzing dient daarom opgesteld te worden in ‘de taal van het land van gebruik.’

Bij iedere machine moet een gebruiksaanwijzing zijn gevoegd in de officiële Gemeenschapstaal (of talen) van de lidstaat waar de machine op de markt wordt gebracht en/of in bedrijf gesteld.

Machinerichtlijn bijlage I, artikel 1.7.4 eerste alinea

Wordt een machine in Nederland geleverd dan dient de gebruiksaanwijzing in het Nederlands geschreven te worden. Wordt de machine gebouwd in Duitsland en in Nederland geplaatst, een Nederlandse gebruiksaanwijzing. Wordt de machine in Nederland gebouwd en in Duitsland geplaatst, een Duitse gebruiksaanwijzing.

Taal van gebruik

De conclusie is daarmee dat de taal van de gebruiksaanwijzing in de taal van het land van gebruik dient te zijn.

Uitzondering

Er is een uitzondering op de taal, echter wordt die vaak verkeerd geïnterpreteerd. Artikel 1.7.4 omschrijft namelijk deze afwijking:

In afwijking hiervan hoeven onderhoudsinstructies die bestemd zijn voor gespecialiseerd personeel dat in zeggenschap werkt van de fabrikant of diens gemachtigde, slechts in één door dat personeel begrepen taal van de Gemeenschap te worden verstrekt.

Machinerichtlijn Bijlage I, artikel 1.7.4 3e alinea

Onderhoudsinstructies mogen in een andere taal, maar dat mag alleen voor personeel (onderhoudspersoneel of servicepersoneel) wat voor de fabrikant (of de gemachtigde) werkt (in ‘zeggenschap’). Dat moet wel een taal zijn die begrepen wordt. En een officiële taal is binnen de EU, bijvoorbeeld Engels.

Dit wordt vaak gebruikt als argument om af te wijken van de taal van het land van gebruik. Terwijl dat niet juist is. Gaat de machine naar de eindklant en doet de eindklant het onderhoud dan moeten strikt genomen de onderhoudsinstructies ook in dezelfde taal als de gebruiksaanwijzing. Het vertalen naar de onderhoudsinstructies naar een andere taal mag onder de volgende drie voorwaarden:

• Het onderhoudspersoneel spreekt en begrijpt de taal die opgesteld wordt in de separate ‘service-manual’
• Het onderhoudspersoneel werkt in zeggenschap van de fabrikant, ofwel is in dienst van de fabrikant (bijvoorbeeld een verkooppunt in een ander land, van waaruit het onderhoudspersoneel)
• De servicewerkzaamheden die gedaan worden door de ‘gewone’ gebruiker moeten wel vertaald worden in de taal van de ‘user-manual’

Wat van belang is, en dat is het hele doel van de gebruiksaanwijzing, dat deze begrijpelijk is (en daarmee de vertaling) voor iedereen die de machine moet bedienen, schoonmaken, onderhouden. Spreken medewerkers in het buitenland geen Engels, dan heeft een service-manual in een Engelse taal simpelweg geen zin.

Even opletten, andere richtlijnen

Onder andere de Laagspanningsrichtlijn (en ook de EMC-richtlijn) geven aan dat de instructies in een door de lidstaat bepaalde taal moeten worden opgesteld. Het warenwetbesluit elektrisch materiaal (de Nederlandse invulling van de Laagspanninsrichtlijn) geeft hierbij aan dat de instructies aangaande veiligheid in ieder geval in het Nederlands moeten zijn.

Wanneer een product daarmee niet onder de scope van de Machinerichtlijn valt is de taal op dat moment dan ook niet automatisch in de taal van het land van gebruik.

Bron

De basis van de gebruiksaanwijzing (en de taal) is beschreven in:

• Bijlage I, artikel 1.7.4 (Gebruiksaanwijzing, Machinerichtlijn 2006/42/EG)
• Bijlage I, artikel 1.7.4.1 artikel a (Taal van het land van gebruik, Machinerichtlijn 2006/42/EG)
• Artikel 244, Information for users (Gids voor toepassing van de Machinerichtlijn 2006/42/EG, editie 2.1)
• Artikel 246, The official languages of the EU (Gids voor toepassing van de Machinerichtlijn 2006/42/EG, editie 2.1)
• NEN 5509:2016, Nederlandse norm over Gebruikershandleidingen, 2016
• Artikel 7 lid 6 van de Laagspanningsrichtlijn 2014/35/EU
• Warenwetbesluit elektrisch materiaal
• Update: 22-03-2022